Das elektronische Abfallnachweisverfahren (eANV)

1. Vereinfachung durch Nutzung der elektronischen Form

1.1 Allgemein

Das Nachweisverfahren ist seit dem 1. Februar 2007 bundesweit für die Nutzung moderner Kommunikationstechniken geöffnet. Die elektronische Nachweisführung ermöglicht den Austausch von Nachweisdaten der Nachweispflichtigen untereinander, die Übermittlung von Nachweisdaten an die Behörden, die Übermittlung von Entscheidungen oder sonstigen Mitteilungen der Behörden an die Nachweispflichtigen sowie für den Austausch von Entscheidungen und Nachweisdaten der Behörden untereinander. Seit dem 1. April 2010 ist grundsätzlich jeder verpflichtet, seine Nachweisdokumente ausschließlich in elektronischer Form zu führen; seit dem 1. Februar 2011 muss jeder in der Lage sein, seine elektronischen Daten qualifiziert zu signieren. Das Führen von elektronischen Nachweisen und Begleitscheinen inklusive der dazugehörigen qeS ist obligatorisch. Lediglich noch gültige Entsorgungsnachweise, die vor dem 1. April 2010 in Papierform erbracht wurden, können bis zum Ende ihrer Gültigkeit, also spätestens bis zum 31. März 2015, in Papierform beibehalten werden. Unabhängig davon sind jedoch die dazugehörigen Begleitscheine seit dem 1. April 2010 in elektronischer Form und seit dem 1. Februar 2011 inklusive aller elektronischer Signaturen zu führen!

1.2 Qualifizierte elektronische Signatur

Die elektronische Übermittlung von Dokumenten erfolgt rechtssicher durch den Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur gemäß dem deutschen Signaturgesetz. Nur diese qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die handschriftliche Unterschrift unter Dokumente.

Vor dem Versenden von Daten müssen diese dabei durch eine Signaturkarte signiert (sprich: unterschrieben) werden. Sodann erfolgt eine verschlüsselte Datenübermittlung. Die Signaturkarte wird von so genannten Trustcentern herausgegeben und ist personengebunden. Das bedeutet, dass in Unternehmen und Behörden, die an der Abfallentsorgung beteiligt sind, nur noch bestimmte Mitarbeiter, die Inhaber einer Signaturkarte sind, die Nachweisdokumente signieren und versenden können. Die Signaturkarte wird regelmäßig für 2 Jahre vergeben und muss nach Ablauf dieser Zeit erneuert werden.

Weitere Informationen im Zusammenhang mit der qualifizierten elektronischen Signatur und eine Liste der derzeit zugelassenen Trustcenter finden sich auf der Internetseite der Bundesnetzagentur unter www.bundesnetzagentur.de

1.3 Varianten der Datenübermittlungen

Die elektronische Übermittlung der Nachweisdaten und Mitteilungen zwischen den Beteiligten kann über Internetportallösungen erfolgen. Hierzu besteht auch die Möglichkeit sich Providern anzuschließen, die neben der reinen Nachweisführung auch weitere Dienstleistungen anbieten. Oder man bedient sich der Portallösung Länder-eANV, welche durch die Bundesländer im Rahmen der Einrichtung einer Zentralen Koordinierungsstelle angeboten wird. Weiterhin besteht auch die Möglichkeit, die Daten offline zu bearbeiten und dann signiert an die weiteren Beteiligten zu versenden.

Weitere Informationen hierzu und eine Auflistung der derzeit bekannten Anbieterfirmen finden Sie auf der Anbieterseite der ZKS unter www.zks-abfall.de unter der Rubrik "Service".

1.4 Zentrale Koordinierungsstelle der Länder (ZKS-Abfall) 

Die Bundesländer haben den Auftrag, die länderübergreifende Übermittlung elektronischer Nachweisdaten sicherzustellen. Dieser Forderung durch die NachwV kommen die Länder durch die Errichtung einer Zentralen Koordinierungsstelle nach. Dabei handelt es sich um eine Servereinrichtung mit Softwarekomponenten, die von der Funktion her in 3 Teile gegliedert werden kann:

• die Virtuelle Poststelle (VPS) als zentrale Datenaustausch-Plattform;
• das Länder-eANV (ein von den Ländern betriebenes Online-Portal zur Erstellung und Signierung von Begleitscheinen und Entsorgungsnachweisen durch Abfallerzeuger, -beförderer und -entsorger);
• das Servicemodul, das Dienstleistungen für den allgemeinen Betrieb sowie für die angeschlossenen Behörden erbringt. 

Die ZKS ist keine Behörde, sondern eine technische Infrastruktur zur Abwicklung des Nachweisverfahrens. Sie ist erreichbar unter www.zks-abfall.de.

1.4.1 Die Virtuelle Poststelle (VPS)

Wenn sich beispielsweise der Abfallerzeuger für die Software des kommerziellen Anbieters A entschlossen hat und der Abfallbeförderer die Software des Anbieters B nutzt, so erfüllt die VPS insoweit eine Verteilerfunktion, als sie den Austausch eines Begleitscheins zwischen dem System A und B ermöglicht. Die VPS dient dabei als Postfach, zu dem der jeweilige Absender seine Daten schickt und von dem der jeweilige Adressat sie abholt. Die Nutzung der VPS ist in diesem Fall aber nicht zwingend; auch ein direkter Datenaustausch zwischen den beiden Systemen ist möglich, sofern die technischen und vertraglichen Rahmenbedingungen dies erlauben. In diesem Fall muss allerdings das fertige elektronische Dokument über die VPS an die zuständige Behörde gesendet werden. Für die behördliche Bearbeitung der Abfallnachweise stellt die VPS das postalische oder besser das elektronische Eingangspostfach dar.

Zur Nutzung der VPS müssen sich die Verpflichteten zunächst – einmalig - registrieren und ein Postfach eröffnen. Hinsichtlich des Registrierungsvorganges ist zu beachten, dass sich ein Verpflichteter für jede Rolle, die er im abfallrechtlichen Nachweisverfahren einnimmt (Erzeuger, Beförderer, Entsorger, Bevollmächtigter etc.), separat anmelden muss. Sollte sich ein Verpflichteter einem kommerziellen Dienstleister mit einer Providerfunktion angeschlossen haben, so wird dieser die Registrierung im Auftrage durchführen (können) und ein Sammelpostfach für seine Kunden eröffnen. Der VPS kommt hier die Rolle eines sicheren Mailservers zu, auf den über das Internet zugegriffen werden kann. Zum Zwecke des Datenaustauschs ist die Verwendung des OSCI-Protokolls (Online Services Computer Interface) vorgesehen. Dabei handelt es sich um einen auf Bundesebene empfohlenen Standard für den Datenaustausch im Bereich des eGovernment, der bereits in einigen Projekten eingesetzt wird. Das OSCI-Protokoll stellt durch kryptographische Mechanismen sicher, dass Daten ausschließlich für den vorgesehenen Empfänger und von keinem Dritten lesbar sind.

Sofern ein Verpflichteter noch nicht über eine Betriebsnummer (Erzeuger-, Beförderer-, Entsorgernummer) verfügt, wird er diese auch künftig von seiner zuständigen Behörde erhalten (in Rheinland-Pfalz durch die SAM). Nach Erhalt der Betriebsnummer erfolgt die Registrierung bei der ZKS. Diese erfolgt in zwei Schritten: 1. Konto eröffnen, 2. Registrieren.

Weitere Informationen zur Registrierung bei der ZKS und der Beantragung einer Betriebsnummer erhalten Sie auf der Internetseite der Länder-Arbeitsgruppe GADSYS unter www.zks-abfall.de

1.4.2 Das Länder-eANV

Verpflichtete, die sich keinem System eines kommerziellen Dienstleisters anschließen möchten, können die Dienstleistungen des Länder-eANV in Anspruch nehmen. Dabei handelt es sich um ein von den Ländern betriebenes Web-Portal. Es bietet grundlegende Dienstleistungen an, die für die Teilnahme am elektronischen Nachweisverfahren erforderlich sind. Dazu gehört insbesondere die Möglichkeit, Begleitscheine und Entsorgungsnachweise zu erstellen und zu signieren sowie diese an einen anderen Verpflichteten über die VPS zustellen zu können. Ebenso kann das eigene VPS-Postfach nach neuen Nachrichten abgefragt werden. Die angebotenen Funktionen beschränken sich dabei auf das Notwendige; weitergehender Komfort – insbesondere die Integration in die eigene Unternehmens-DV sowie die Möglichkeit der Führung eines elektronischen Registers – ist den am Markt agierenden Softwareentwicklern bzw. Providern vorbehalten.

Das Länder-eANV (aber auch kommerzielle Provider) bietet darüber hinaus auch die Möglichkeit, Zuweisungsbescheide der Landesgesellschaften (sogenannter AGS-Bescheid) und das ergänzende Formblatt Verfahrensvollmacht (EGF für Verfahrensvollmacht und Beauftragung) über die vom BMU definierte Schnittstellendefinition zu kommunizieren. Das Formblatt EGF kann bundesweit genutzt werden, und ist damit nicht nur auf Bundesländer mit Landesgesellschaften begrenzt.

1.4.3 Das Servicemodul

Das Servicemodul erbringt grundlegende Dienstleistungen für den Betrieb des Systems. Hierzu gehört z.B. eine Weiterleitung der vom Abfallentsorger an die VPS gesendeten Begleitscheine an die Postfächer der jeweils zuständigen Behörden. Bei der VPS wird zu diesem Zweck ein zentrales Behördenpostfach eingerichtet. Die hier ankommenden Daten werden im Servicemodul entschlüsselt, die digitalen Signaturen sowie das Datenformat werden geprüft und anschließend dem in den Ländern eingesetzten DV-System ASYS (Abfallüberwachungssystem) übergeben, wo die Daten weiter verarbeitet werden.

Das Servicemodul beinhaltet auch eine Funktion zur Generierung eindeutiger Begleitscheinnummern. In der Vergangenheit wurden diese von den Verlagen, die die Begleitscheine gedruckt haben, vergeben, wobei die ersten 4 Ziffern (die so genannte Verlagskennziffer) vom UBA vorgegeben wurden. Es besteht die Möglichkeit, sich von der ZKS ein Nummernkontingent zuweisen zu lassen.

1.5 Elektronische Form

1.5.1 Mitführen von Unterlagen - Quittungsbeleg

Während das elektronische Nachweisverfahren (eANV) seit dem 1. April 2010 zwingend durchzuführen ist, ist die qeS von Erzeugern, Einsammlern und Beförderern nun seit dem 1. Februar 2011 anzuwenden. Das bis dahin zugelassene Quittungsbelegverfahren kann nur noch dann angewandt werden, wenn eine uneingeschränkte Nutzung des eANV (zeitlich begrenzt) nicht möglich ist. Dies ist insbesondere bei Störung des Kommunikationssystems der Fall. Näheres regelt § 22 NachwV (siehe auch Ziffer 1.5.3).

Um bei Abfalltransportkontrollen nicht Gefahr zu laufen, dass der Transport bis zur Klärung der Rechtmäßigkeit des Entsorgungsvorganges gestoppt wird, empfehlen wir, bis auf Weiteres einen Ausdruck des (Sammel-)Entsorgungsnachweises und des Begleitscheins beim Transport mitzuführen oder zumindest in anderer Form zu gewährleisten, dass der Fahrer dem Kontrollierenden die Angaben aus dem Begleitschein sichtbar machen kann, obwohl bei Anwendung der elektronischen Nachweisführung inkl. qeS grundsätzlich kein Papier mehr zwingend mitzuführen ist. Die zur Kontrolle Befugten müssen die Möglichkeit haben, ggf. über elektronische Medien die Rechtmäßigkeit des Entsorgungsvorganges prüfen zu können.

1.5.2 Bestätigung der Übernahme von Abfällen

Anders als bei Anwendung der Papier gebundenen Nachweisführung kann der Beförderer bei Anwendung der elektronischen Nachweisführung die Übernahme der Abfälle auch später als bei der Übernahme ggü. dem Erzeuger signieren. Damit soll möglichen Signatur-Problemen (z.B. bei Abholung von Abfällen auf Baustellen) Rechnung getragen werden. Um diese Möglichkeit nutzen zu können, müssen der Abfallerzeuger und der Beförderer zuvor eine schriftliche Vereinbarung zu dieser Maßnahme treffen (§ 19 Abs. 2 NachwV).

1.5.3 Störung der elektronischen Kommunikation

Aus der Anwendung der elektronischen Medien (z.B. Internetnutzung) ist bekannt, dass Störungen der Kommunikation bei der Anwendung des elektronischen Nachweisverfahrens nie ganz ausgeschlossen werden können. Werden Störungen bekannt, so sind diese unverzüglich zu beseitigen. Bei wiederholten Störungen kann die Behörde die Einschaltung eines Sachverständigen zur Behebung des Problems verlangen. Solange die Störung besteht, ist beim Abfalltransport der Quittungsbeleg zu verwenden. Nach Beendigung der Störung sind alle Entsorgungsbelege nachträglich elektronisch zu versenden.

1.6 Registerführung

Register (anstelle der früheren Nachweisbücher) haben alle an der Entsorgung gefährlicher Abfälle Beteiligten zu führen. Darüber hinaus haben die Entsorger die Annahme von nicht gefährlichen Abfällen in ihrem Register zu dokumentieren. Die Register für diese Abfälle können aber, da sie nicht nachweispflichtig sind, in Form von Liefer- und Wiegescheinen oder anderen Belegen geführt werden. Erforderlich ist für jede nicht gefährliche Abfallart ein Registerdeckblatt, aus dem der Abfallschlüssel, der Entsorger und die Entsorgungsanlage hervorgehen. Darüber hinaus sind auch Unterlagen über die weitere Entsorgung dieser nicht gefährlichen Abfälle in das Entsorgerregister einzustellen (§ 24 Abs.4 und 5 NachwV). 

Weiterhin sind Abfallerzeuger, die gefährliche Abfälle entsorgen lassen, für die sie keine Nachweise führen müssen, registerpflichtig. Dies kann beispielsweise bei Freistellungen vom Nachweisverfahren oder der Entsorgung von gefährlichem, aber nicht mehr nachweispflichtigen Elektronikschrott der Fall sein (§ 24 Abs.4 und 5 NachwV).  

Nachweisunterlagen sind von allen an der Entsorgung Beteiligten (Erzeuger, Beförderer, Einsammler und Entsorger) mindestens 3 Jahre nach ihrer Einstellung ins Register aufzubewahren, soweit in der Anlagengenehmigung nichts anderes bestimmt ist.

Nach Ende der Übergangsfrist zur elektronischen Nachweisführung sind auch die Register zwingend elektronisch zu führen. Dies gilt grundsätzlich nur für die Dokumente, für die eine elektronische Nachweisführung zwingend vorgeschrieben ist, also Entsorgungs- und Sammelentsorgungsnachweise und Begleitscheine. Die Einsammler gefährlicher und nachweispflichtiger Abfälle müssen zudem die in Papierform geführten Übernahmescheine in ihre elektronische Register einstellen (§ 24 Abs. 6 NachwV).

	Nachweispflicht	Registerpflicht
Entsorger
gefährliche Abfälle	ja	ja
nicht gefährliche Abfälle	nein	ja
Erzeuger/Beförderer
gefährliche Abfälle	ja	ja
nicht gefährliche Abfälle	nein	nein
Entsorger als neuer Abfallerzeuger
gefährliche Abfälle	ja	ja
nicht gefährliche Abfälle	nein	ja

1.7 Formulare

Die Formulare der Nachweisverordnung wurden zum 1. April 2010 geändert. So sind beispielsweise bei den Angaben zu den beteiligten Unternehmen neben den Telefon- und Faxnummern auch immer die E-Mail-Adresse anzugeben. Die Nachweisnummern wurden um ein Feld (Prüfziffer für die elektronische Form) und die Begleitschein- und Übernahmescheinnummern um 3 Felder erweitert (2 zusätzliche Ziffern, um Verwechslungen zu vermeiden, und eine Ziffer als Prüfziffer für die elektronische Form). Weiterhin ist es erzeuger- und entsorgerseitig möglich, die gewünschte Laufzeit des Entsorgungsnachweises in entsprechende Felder einzutragen.

Es ist zu beachten, dass die bisher bekannte Form der Formulare, an die sich die Anwender im Laufe der letzten Jahre optisch gewöhnt haben, in elektronischer Form ggf. nicht mehr abgebildet werden, da dies nicht mehr notwendig erscheint. Dies gilt auch für die bisher bekannten Durchnummerierungen der einzelnen Felder in den Formularen.